Organizacja czasu pracy, tak aby wszystko zrobić w terminie, nie jest łatwym zadaniem. Kiedy czeka cię wiele zadań do wykonania, to nie mi nic gorszego, niż robienie ich bez planu. Dlatego tak ważna jest umiejętność organizacji pracy. Bez niej stracisz niepotrzebnie wiele czasu.
Dobre wyznaczenie celów, priorytetów, odpowiednie zaplanowanie kolejnych działań i odrzucenie rzeczy rozpraszających. To podstawowe zasady dobrego zarządzania swoim czasem.
Przygotowanie podstawą dobrej organizacji pracy
Do dobrego planowania czasu niezwykle ważne jest odpowiednie przygotowanie. Zacznij od spisania wszystkich swoich aktywności w danym tygodniu, z dopiskiem, ile zajmowały ci czasu. Po tygodniu uzyskasz świetny materiał do przeanalizowania, które czynności były ważne i przyniosły efekt, a które okazały się prawdziwą stratą czasu.
Jedną z metod zarządzania czasem jest tzw. matryca prezydenta Eisenhowera. Przypisuje mu się słowa, że „to, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne rzadko bywa ważne”. Matryca powstała po skrzyżowaniu spraw ważnych i nieważnych z pilnymi i niepilnymi. Sprawami najważniejszymi będą te, które znajdą się w polu opisanym „sprawy pilne i ważne”, a na końcu powinniśmy zająć się „sprawami niepilnymi i nieważnymi”.
TRZOS pomoże ci dobrze zorganizować czas
Ciekawą metodą zarządzania czasem jest TRZOS. Metoda podzielona jest na poszczególne kroki, a każda litera to początek nazwy danego kroku:
- T – Terminy zadań spisać. Ten krok pozwoli ci na uporządkowanie spraw, będziesz wiedział, które musisz załatwić najpierw, a które później.
- R – Ramy czasowe uwzględnić. Ten krok pozwala tak gospodarować czasem, aby najlepiej dopasować go do zadań. Pamiętaj jednak, że wymaga to już pewnej wiedzy, ile zajmują ci poszczególne zadania. Nie przejmuj się, jeśli na początku zaplanujesz sobie zbyt mało lub zbyt dużo czasu.
- Z – Zaplanować rezerwy czasu. To również etap, do którego potrzebne jest doświadczenie i wiedza ile, dane zadanie zajmie ci czasu. Nigdy nie planuj „na styk”, bo nie wiesz, co może ci wypaść. Na początek dziel czas na 60% pracy – 40% rezerwy.
- O – Ograniczyć inne działania. To klasyczny element dobrej organizacji czasu – sprawdź listę zadań i wybierz te najważniejsze, którym poświęcisz najwięcej czasu, a najmniej istotne po prostu wykreśl.
- S – skontrolować rezultaty. Ten krok to przygotowanie do kolejnych zadań. Sprawdź, co udało ci się zrobić, a czego nie i dlaczego. Na co potrzebujesz więcej, a na co mniej czasu. Jeśli to zrobisz, będziesz wiedział, jak zarządzać swoim czasem w przyszłości.
Aplikacje do planowania dnia
Z pomocą przy odpowiednim zorganizowaniu zajęć przychodzą nowoczesne technologie. Praktycznie w każdym telefonie masz aplikacje do planowania dnia. Czym powinieneś się kierować, wybierając jedną z nich?
- Skoro aplikacja taka ma ci pomóc zaoszczędzić czas, to jej obsługa nie powinna być czasochłonna. Prosty, przejrzysty interfejs, duża intuicyjność obsługi – to podstawowe cechy dobrej aplikacji do planowania dnia.
- Opcja grupowania zaplanowanych zadań – dzięki niej możesz swobodnie pogrupować czekające cię obowiązki na te związane z domem czy pracą. To sprawi, że łatwiej poukładasz sobie harmonogram dnia.
- Bardzo ciekawą opcją w aplikacji do planowania dnia jest możliwość dzielenia zadań na 25-minutowe cykle. Nie jest to zbyt długi czas, dzięki czemu możesz skupić się w 100% na danej czynności. Później robisz sobie 5-minutową przerwę. Sprawdzono, że efektywność takiej pracy jest dużo wyższa niż wtedy, kiedy na dane zadanie poświęcasz kilka godzin bez przerwy.
Zobacz także: Przypowieść o tym jak mądrze organizować swój czas i życie
Fot. Burst / Pexels
